O vale transporte é um benefício conferido ao trabalhador por ordem do Estado decorrente da relação tripartite (empregador, governo e empregado). Evidente que, só fará jus o empregado que depender de transporte para se locomover de sua casa até ao trabalho e vice-versa.
Portanto, ao ser contratado, o empregado deverá fornecer informações verdadeiras ao contratante para que seja possível viabilizar a compra do benefício. Isto por que, o empregador não pode efetivar o pagamento em espécie ou outra forma que venha usurpar o intuito da Lei, que também incentiva a utilização de transporte coletivo e proteção do salário.
Uma medida alternativa é o empregador fornecer infraestrutura própria de transporte que venha atender o trabalhador na sua necessidade. Nesse caso, o fornecimento do benefício deve ser integral, ou seja, não pode ser condicionado meios apenas para locomoção parcial do trajeto, caso qual, deverá ser complementado por outra via.
Existem casos, que, por mera liberalidade, o empregador venha fornecer aos seus funcionários “auxílio combustível” a fim de que lhes sejam dado maior conforto no deslocamento para o local de trabalho, mas isso importa em risco, pois se sujeita ao pagamento de multa, perda de benefícios fiscais garantidos pela mesma Lei e de ter que integralizar tal condição à remuneração do empregado, o que gera uma cadeia de responsabilidades como o dever de recolhimento proporcional aos benefícios inerente à remuneração (férias, descansos remunerados, aviso-prévio, e indenizações).
Para utilização do “auxílio”, caso assuma o risco o empregador, o funcionário deverá concordar com termo de adesão e de renúncia ao vale-transporte no sentido de declarar que possui condições próprias de se locomover ao local de trabalho sem dependência qualquer do empregador.
Os custos do vale-transporte são subsidiados por contribuição, o empregado arcará com o valor até o limite de 6% com relação à base de seu salário. A quantia que superar essa proporção será custeada pelo empregador, cujo benefício lhe converte em dedução de até 10% do imposto de renda, sendo, o excesso, de possível aproveitamento nos dois anos fiscais subsequentes.
Quando houver falta de recursos pelo órgão de transporte no fornecimento do ‘vale’, o empregador poderá suprir a condição por pagamento em pecúnia via desconto ou compensação na data de pagamento subsequente ao que for arcado diretamente pelo empregado.
Caso não exista mais necessidade comprovada pelo empregado para utilização do benefício, esse deverá ser cancelado, pois é justamente o subsidio legal que lhe dá condição de existência.
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